子供向けプログラミングスクールの運営の中で、思っていた以上に事務作業が多い…と感じることはありませんか？

生徒の出席管理、保護者とのやりとり、授業の準備や進捗の管理など…

こうしたバックオフィス業務に毎日時間を取られて、本来注力するべきである「教育の質」や「生徒とのコミュニケーション」などに時間を割くことができない。

このような悩みを抱えている運営者は少なくありません。

実際に、私達が運営している子供向けプログラミングスクールでは、このような事務作業がなんと月に30時間近く発生していました。

1日の業務時間が8時間だとすると、約4日分も事務作業だけに使われていたのです。

その時間を生徒と向き合う時間や、教室の経営に使うことができれば、もっと良い教室になっていたはずです。

そこで当社で導入しているのが、情報を一元管理できる今大人気のツール「Notion」です。

今回は、Noitonを活用することでつく20時間の事務時間を削減した方法と当スクールでの事例をご紹介します。

プログラミングスクール運営の情報をNotionにまとめるとどうなるか？

スクール運営に必要となる事務作業の多くは、「情報がバラバラに存在していること」と「アクセスのしづらさ」にあります。

例えば…

• 授業の進捗は紙のチェックリストに手書きをしている
• 生徒ごとの記録はエクセルで管理している
• 教材のデータはGoogleドライブで管理している

このように、情報がバラバラに散らばっていると、確認作業や入力漏れなどミスの原因に繋がり、結果として多くの時間が奪われてしまうんです。

そこで登場するのが、情報を一つにまとめるためのツール「Notion」です。

Notionはメモアプリとして紹介されることが多いですが、強力なデータベース機能によって、エクセルの表やメモ、タスク管理、スケジュール管理などあらゆる機能を一つにまとめることができます。

直感的な操作で、専門的な知識がなくても誰でもカンタンに使い始めることができ、さらに無料プランでも十分な機能が備わっています！

しかも、クラウド上で利用できるので、複数の講師が同時に編集したり、リアルタイムで情報を共有したりできる点も大きな魅力となっています。

当プログラミングスクールでは、このNotionを使うことで、日々の授業準備から生徒対応、講師への業務連絡まで一つの場所で見える化し、無駄なく効率的にすすめることが可能になります。

実際にNotionで削減できたプログラミングスクール運営の事務作業

ここでは、わたしたちの子どもプログラミングスクール運営で、Notionを活用して月20時間の事務作業を削減した実例をもとに、どのような業務を効率化することができるのかについてご紹介します。

生徒の出席管理・進捗管理がひとめでわかる

Notionのデータベース機能を活用し、生徒ごとの出席状況・進捗・課題のメモなどを一覧で管理することができます。

• 前回どこまで進んだか
• つまづいていた部分はどこか
• どんな対応をするか
• いつ出席・欠席したか

という確認にかかっていた毎日の小さな時間の積み重ねが大きく削減されました。

授業と教材の連携で準備時間を削減

レッスンの準備で、どの教材を使ったかをバラバラで管理すると、ヌケモレがあったりミスやムダな時間が発生してしまいます。

Notionのデータベース機能を使うと、たとえば「授業管理データベース」と「教材データベース」ふたつのデータベースを連携することで、「今日の山田くんの授業はA教材のセクション10から」というように、選択するだけで完了します。

複数の講師がいても、手順が定まり、整理されたデータをカンタンに作ることができます。

保護者対応の履歴や記録も共有

保護者からの連絡や要望もデータベースとしてNotionに残すことができます。

「4月1日に山田くんのお母さんからの連絡」のようなメモを名簿データの「山田くん」と紐づけることで、生徒ごとの保護者対応をまとめることができ、より効率的かつ質の高いレッスンを提供することができます。

このように、Notionで情報がまとまっている状態を作るだけで、ムダな確認や連絡、データ探しの時間が劇的に改善します。

時間が生まれると、できることが増える

このような時間の削減は、ただ楽になっただけではなく、

• 生徒と向き合う時間が増加
• 新しいイベントやワークショップを企画
• 講師研修の充実
• SNSでの発信強化

など、やりたかったことに時間を使えるようになる好循環を生み出します！

Notionの画面、こうやって使えます！

Notionの魅力は、あなたの教室の運営にピッタリなアプリを、自由にカスタマイズして作れることです。

ここでは、私達が使っているNotionページをベースにサンプルの画面をお見せします！

① 生徒一覧をまとめる「名簿」ページ

Notionのデータベース機能を使って、全生徒の情報（氏名、学年、連絡先、入会日など）を一覧で管理できます。

これらの項目は好きなように追加することができます。

絞り込みやタグ付けができるので、「今月入会した生徒」や「入会中の生徒だけ」などの分類もカンタンです。

年齢も生年月日と現在の日時から自動で計算できます！

ここまでは、エクセルでも同じことができますよね。
次は、このデータを使って別のデータと連携していきましょう！

② 授業管理データベースとリレーション

次の表は、授業管理の表です。

日付や生徒氏名、出欠状況、担当講師、教材リストなどの情報が入っています。

この中の「生徒氏名」は先ほどの生徒名簿と連携することで、一覧から選択するだけで記入が可能です。

「それだけならエクセルでもできるだろ」と思われるかもしれません。
では、今度は生徒詳細のページを見てみましょう。

生徒詳細ページにも授業管理という項目があります。
つまり、授業履歴から見ることも、生徒のページからも見ることができます。

これによって、生徒ごとの履歴を見たい場合でも、レッスンの日時ごとに見たい場合でも、どちらの場合も一覧でざっと見ることができるようになります。

③ さらに複数の項目とも連携可能

項目はひとつだけでなく、複数連携することができます。

先ほどの授業管理だけでなく、保護者対応のデータベースとも連携しています。

これによって、生徒ごとに保護者対応の履歴もひと目で確認することができます。

他にも、
・「講師名簿」データベースと連携して、誰が授業を担当したかを記録できたり
・タイピングのスコアを計算して、過去のスコアをグラフ化したり

など、様々なことがNotionだけで実現できます。

もちろん、メモも自由に残せます

たとえば、保護者向けの報告書など、長い文章を書きたいときやメモとして使いたいときは、設定した項目とは別に自由に記入できるエリアがありますので、そちらに書き込むことができます。

レッスン中に、ちょっとしたことを忘れずに残しておきたいときにも有効活用できます。

このように、Notionのリレーション機能を活用することで、バラバラだった情報が線となってつながり、スクール全体の見通しが劇的に良くなります。

アポロンパートナースクールの方はもっと活用しやすい！

ここまで紹介してきたように、Notionは情報の一元管理と業務効率化に非常に優れたツールです。

そして、実は「アポロン」を導入しているスクールでは、このNotionが更に使いやすくなる理由があります。

アポロンの教材設計と相性バツグン！

アポロンでは、ステップごとに整理されたScratchやUnityのカリキュラムと指導用の補助資料、映像教材が提供されています。

これらのリストはNotion化されているので、すぐに活用することができます。

さらに…

• 授業の流れや教え方をテンプレート化して講師同士で共有
• 生徒ごとの進捗をアポロンのカリキュラムに合わせて可視化
• 生徒からの質問は教材リストを見て対応を確認

など。「アポロン×Notion」で、運営と教育の両面が整理され、教室全体がスムーズに回るようになるのです。

パートナースクール限定のサポートも

さらに、アポロンのパートナースクールにご参加いただいている方には、以下のような特典をご用意しています。

Notionテンプレートの無償提供

• 生徒名簿/授業管理/保護者対応履歴など、すぐに使えるテンプレートを配布します
• カリキュラム進捗管理の専用レイアウトも提供します

スクールに合わせたカスタマイズサポート

• あなたのスクールの運営形態に合わせて、Notionの構成を一緒に設計しましょう
• テンプレートの活用方法や運用の相談もお気軽に連絡ください！

教材だけではなく運営ノウハウまでサポートできるのが、アポロンの強みです

これから子供向けのプログラミングスクールを始めたい方、すでに運営していた事務負担を軽減したい方にとって、アポロン×Notionは、安心して継続的にスクールを運営し続けるための心強いパートナーになります。

効率的なスクール運営で理想の教室を作りましょう

効率化をする前は、講師のスタッフに対して「もっと早く準備できないのかな…」「わざとゆっくりやってないか？」とネガティブな感情が湧き上がったり、自分自身に対しても「時間がない」「やりたいことが全然進んでいない」と焦りや苛立ちを感じることが多かったです。

ですが、時間を作って効率化について考えることで、時間を生み出す仕組みを作ることができるようになりました。

「時間に追われる運営」から「本当に大切なことに集中できる環境」へと導いてくれる相棒のような存在がNotionです。

もしまだ使ったことがない方は、ぜひこの機会にNotionを試してみてはいかがでしょうか。

また、子供向けのプログラミングスクール運営に興味のある方は、ぜひアポロンまでお気軽にお問い合わせください。
もっと詳しい話をご紹介することができます！

あなたのプログラミングスクール運営を全力でサポートします。